Sprawozdanie z działalności PUODO w 2020 r. – cz. I

W dniu 26.08 br. zostało opublikowane sprawozdanie z działalności Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych („PUODO”) w roku 2020 r. („Sprawozdanie”). Prawie 300 – stronicowy dokument obejmuje w szczególności informacje dotyczące wydanych decyzji i rozpatrywanych skarg, kontroli prowadzonych przez PUODO, aktów prawnych, co do których PUODO wydał opinie, odpowiedzi na pytania zadawane przez administratorów i IOD, czy podsumowanie dotyczące zgłaszanych naruszeń ochrony danych osobowych, które wpływały do UODO w 2020 r. Przygotowałam dla Państwa zestawienie najważniejszych i najciekawszych, moim zdaniem, kwestii poruszonych w Sprawozdaniu. Poniżej część I obejmująca informacje statystyczne i kwestie dotyczące naruszeń ochrony danych osobowych zgłaszanych do organu nadzorczego.

Statystyka

Na początek krótkie zestawienie liczbowe:

  1. W roku 2020 Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wydał 1866 decyzji administracyjnych.
  2. W roku 2020 do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęły w sumie 6442 skargi – w podziale na sektory wygląda to następująco: 1303 skargi na podmioty sektora publicznego; 2519 skarg na podmioty sektora prywatnego; 926 skarg na podmioty sektora zdrowia, zatrudnienia i szkolnictwa; 1694 skargi na podmioty sektora finansowego, ubezpieczeń i telekomunikacji.
  3. W 2020 r. Urząd Ochrony Danych Osobowych dokonał analizy 7507 zgłoszeń naruszeń m.in. pod kątem wystąpienia wysokiego ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Spośród nich: 4661 zostało zgłoszonych przez podmioty sektora prywatnego; 2691 przez podmioty sektora publicznego; około 155 zgłoszonych w międzynarodowym systemie informatycznym (IMI).
  4. W przypadku sektora prywatnego najwięcej zgłoszeń naruszenia ochrony danych osobowych napłynęło od podmiotów: telekomunikacyjnych – 2104; ubezpieczeniowych – 792; banków i podmiotów finansowych – 472; służby zdrowia – 272.

Większa liczba zgłoszeń naruszeń ochrony danych osobowych

Zarówno liczba skarg, jak i zgłoszeń naruszeń ochrony danych osobowych jest wyższa niż w poprzednich latach. Zdaniem PUODO wynika to nie tylko z coraz większej świadomości podmiotów danych co do ich praw oraz administratorów co do ich obowiązków wynikających z art. 33 oraz 34 RODO, lecz także – w przypadku naruszeń – z obawy przed konsekwencjami, o których mowa w art. 58 oraz 83 ust. 4, 5 i 6 RODO. Trzecią przyczyną jest sytuacja spowodowana pandemią koronawirusa. Nowa rzeczywistość związana z pandemią i konieczność podejmowania przez administratorów dodatkowych środków w celu ochrony zdrowia osób, których dane dotyczą miały wpływ na wystąpienie incydentów bezpieczeństwa w sferach, które nie były wcześniej poddawane szczegółowej analizie pod kątem wystąpienia możliwych zagrożeń i podatności na zagrożenia[1].

Najczęstsze typy naruszeń i działania administratorów

Jak wskazuje PUODO, najczęstsze rodzaje naruszeń ochrony danych osobowych pozostają co do zasady niezmienne – nie ma tu żadnego zaskoczenia. Organ nadzorczy podsumował również, jakie działania podejmowali administratorzy w związku z wystąpieniem naruszeń ochrony danych osobowych w ich organizacji. PUODO nie wskazał, czy środki stosowane przez administratorów były właściwe. Nie wydaje się to jednak zaskakujące. Każdy przypadek jest analizowany indywidualnie i nie można generalnie stwierdzić, że określone działanie będzie przy danych naruszeniach właściwe, ponieważ szczegóły konkretnego stanu faktycznego mogą się jednak różnić. Z pewnością jednak wskazane w Sprawozdaniu środki podejmowane przez administratorów mogą stanowić inspirację dla innych podmiotów, które będą musiały zmierzyć się z naruszeniem ochrony danych osobowych w ich organizacji.

Katalog naruszeń i środków stosowanych przez administratorów przy poszczególnych rodzajach naruszeń zgodnie ze Sprawozdaniem[2] wygląda następująco:

  1. wysłanie korespondencji zawierającej dane osobowe zarówno w formie tradycyjnej, jak i na elektroniczną skrzynkę pocztową e-mail do niewłaściwego odbiorcy – najczęściej wskutek błędu ludzkiego; w tych przypadkach administratorzy, aby zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia tego typu naruszeń w przyszłości, wdrażali środki bezpieczeństwa w postaci m.in.: szyfrowania przesyłanej korespondencji, uniemożliwiającej dostęp do danych osobom nieuprawnionym, dodatkowej weryfikacji adresu korespondencyjnego w momencie gromadzenia danych, polegającej m.in. na konieczności przeliterowania adresu (w przypadku gromadzenia danych przez telefon) lub poprzez wymuszenie ponownego wpisania adresu e-mail w formularzach;
  2. ujawnienie danych niewłaściwej osobie; w celu ograniczenia tego typu naruszeń w przyszłości, administratorzy: podejmowali działania mające na celu zdyscyplinowanie pracowników, przeprowadzali dodatkowe szkolenia czy instruktarze, dokonywali przeglądu obowiązujących procedur, dodatkowo zwracali się do osób nieuprawnionych o zwrot dokumentów lub ich trwałe zniszczenie;
  3. nieuprawnione uzyskanie dostępu do informacji – najczęściej wskutek błędów programistycznych ujawniających się po wprowadzeniu aktualizacji danego oprogramowania, braku wewnętrznych testów bezpieczeństwa, które mogły wykazać podatność systemu, czy nieprawidłowego nadania uprawnień w systemach informatycznych; administratorzy podejmowali działania polegające na: przeprowadzeniu dodatkowych testów systemów informatycznych w środowisku developerskim, przeprowadzeniu analizy nadanych uprawnień, ograniczając nadane uprawnienia do takich, które są niezbędne dla wykonywania obowiązków służbowych użytkowników;
  4. korespondencja papierowa utracona przez operatora pocztowego lub otwarta przed zwróceniem do nadawcy – w przypadku tego typu incydentów, najczęściej do naruszeń dochodziło w wyniku działań operatora pocztowego; administratorzy, aby zapobiec tego typu naruszeniom w przyszłości: dokonywali aktualizacji instrukcji kancelaryjnej, składali reklamację do operatora pocztowego, podejmowali działania zmierzające do zmiany postanowień umownych zawartych z operatorem, zwracali się do operatora pocztowego o wyjaśnienia w szczególności, jakie środki zostały przez niego zastosowane w celu zmniejszenia prawdopodobieństwa wystąpienia naruszenia w przyszłości;
  5. dokumentacja papierowa (zawierająca dane osobowe) zgubiona, skradziona lub pozostawiona w niezabezpieczonej lokalizacji – do tego typu naruszeń najczęściej dochodziło w wyniku niefrasobliwości pracowników; w celu obniżenia prawdopodobieństwa wystąpienia tego typu naruszeń w przyszłości, administratorzy danych: podejmowali działania podnoszące świadomość pracowników w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa powierzonych dokumentów, upominali osoby odpowiedzialne za wystąpienie naruszenia, dokonywali przeglądu obowiązujących procedur regulujących sytuacje i warunki dopuszczalnego przetwarzania danych osobowych utrwalonych w dokumentacji papierowej lub na innych, przenośnych nośnikach danych, poza siedzibą lub obszarem pomieszczeń zajmowanych przez administratora danych, zgłaszali kradzież organom ścigania;
  6. niezamierzona publikacja lub nieprawidłowa anonimizacja danych w dokumencie – najczęściej wskutek nieprawidłowej anonimizacji danych lub przeoczenia tego błędu przez pracowników udostępniających materiały i  je w sieci; administratorzy w tych przypadkach: przeglądali i modyfikowali procedury udostępniania informacji publicznej, np. wprowadzali dodatkową weryfikację anonimizacji dokumentów, w przypadku publikacji danych na stronie internetowej  – usuwali treści ze swoich witryn internetowych;
  7. zgubienie lub kradzież nośnika danych / urządzenia umożliwiającego dostęp do danych – do tego typu naruszeń najczęściej dochodziło w wyniku kradzieży komputera przenośnego lub zgubienia niezaszyfrowanego elektronicznego nośnika danych typu „pendrive”; działania podejmowane przez administratorów: szyfrowanie elektronicznych nośników danych, uniemożliwiające dostęp do danych osobom nieuprawnionym, dokonywanie weryfikacji przestrzegania przez pracowników zasady ograniczonego (w aspekcie czasowym i zakresowym) przechowywania, wprowadzanie rozwiązania umożliwiającego zdalne usuwanie danych osobowych ze stacji roboczych znajdujących się poza siedzibą administratora, decydowanie się na przechowanie danych „w chmurze”, zwiększanie świadomość pracowników w zakresie konieczności zapewnienia bezpieczeństwa powierzonym im elektronicznym nośnikom danych, zgłaszanie kradzieży organom ścigania;
  8. złośliwe oprogramowanie ingerujące w poufność, integralność lub dostępność danych oraz nieuprawnione uzyskanie dostępu do informacji poprzez złamanie zabezpieczeń; w celu zaradzenia naruszeniu administratorzy: przywracali dane z kopii zapasowych, a w przypadku braku kopii – podejmowali decyzję o ich tworzeniu, korzystali ze wsparcia wyspecjalizowanych podmiotów dokonujących próby odszyfrowania danych, przeprowadzali dodatkowe testy bezpieczeństwa, decydowali się na zakup najnowszego oprogramowania antywirusowego oraz oprogramowania typu „firewall”, dokonywali przeglądu oraz zmiany procedur w zakresie stosowania wymogu regularnego testowania, mierzenia i oceniania skuteczności środków technicznych i organizacyjnych, mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania, zgłaszali naruszenie organom ścigania oraz Zespołowi CERT Polska;
  9. ujawnienie danych związane ze zdalnym nauczaniem i pracą zdalną – naruszenia polegały na nieuprawnionym upublicznieniu wizerunku, udostępnieniu nagrań zawierających dane osobowe osobom nieuprawnionym; administratorzy danych w tych przypadkach: decydowali się przekazywać narzędzia do logowania tuż przed zajęciami/spotkaniami (w celu utrudnienia przekazywania loginu i haseł osobom postronnym), przeprowadzali audyt stosowanych narzędzi do zdalnej nauki/pracy, zwracali nauczycielom uwagę na niebezpieczeństwo ingerencji osób trzecich w prowadzone zajęcia, czy informowali rodziców o konsekwencjach działań.

W kolejnej części zostaną podsumowane skargi składane na podmioty z sektora publicznego, a następnie – z sektora prywatnego oraz wnioski i zalecenia przekazane w związku z tym przez PUODO.

adw. Agnieszka Rapcewicz


[1] Str. 138 – 139 Sprawozdania.

[2] Str. 142 – 145 Sprawozdania.