Życzenia świąteczne w zgodzie z RODO

Nadszedł ten okres w roku kalendarzowym, w którym firmy wysyłają do swoich kontrahentów i klientów życzenia świąteczne i noworoczne. Dominują dwie formy składania życzeń – tradycyjna kartka pocztowa lub kartka elektroniczna. Mimo że to drugie święta z RODO w tle, wielu przedsiębiorców nadal nie wie, czy im wolno, czy nie wolno tego typu życzeń wysyłać.

Życzenia świąteczne to marketing

Przede wszystkim należy sobie odpowiedzieć na pytanie, czym jest taka kartka z życzeniami. Z pomocą przychodzi nam organ ochrony danych landu Nadrenii-Palatynatu w Niemczech. Zwraca on słuszną uwagę, że wysyłanie świątecznych życzeń jest formą tradycji. Jednakże z punktu widzenia przedsiębiorcy wysłanie tradycyjnej czy elektronicznej kartki świątecznej służy zbudowaniu więzi z klientem. Dzięki tej formie chce on nie tylko przekazać dobrego ducha świąt i złożyć szczere życzenia pomyślności. Celem jest budowanie zaufania i świadomości swojej marki wśród klientów i kontrahentów. Zatem taką formę składania życzeń należy traktować jako formę reklamy, czyli element marketingu.

W tym miejscu warto przypomnieć, że reklama może mieć różne, nie zawsze oczywiste oblicza. Nikt nie kwestionuje faktu, że formą reklamy są elektroniczne czy papierowe gazetki ogłoszeniowe, lub wysyłane w dowolnej formie kupony rabatowe. Odbiorcy są jednak znudzeni tą formą marketingu i przedsiębiorcy szukają innych metod budowania świadomości swojej marki i więzi z klientem. Może to być newsletter z przydatnymi informacjami, organizowanie webinarów lub spotkań na żywo, działania w social mediach samodzielne lub we współpracy z influencerami. Form promocji jest bardzo wiele. Należy jednak pamiętać, że każda z metod dotarcia do nowego klienta czy utrzymania relacji z już pozyskanym ma cechy reklamy. Wybierając korzystne dla Ciebie działania, zawsze pamiętaj o RODO.

Świąteczne kartki dozwolone, ale...

Powróćmy do stanowiska organu ochrony danych landu Nadrenii-Palatynatu. W opublikowanym stanowisku czytamy, że kartki świąteczne jako formę reklamy należy traktować jako realizację uzasadnionego interesu administratora. Zatem przetwarzanie danych osobowych celem wysłania życzeń podlegać będzie zapisom art. 6, ust. 1, lit. f. Zapis ten mówi, że przetwarzanie jest zgodne z prawem, gdy:

przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

Akapit pierwszy lit. f) nie ma zastosowania do przetwarzania, którego dokonują organy publiczne w ramach realizacji swoich zadań.

RODO, art. 6, ust. 1, lit f

Marketing jest jedną z form realizacji uzasadnionego interesu administratora. W końcu w interesie każdej firmy jest jej rozwój, pozyskiwanie nowych klientów, jak i utrzymanie obecnych. Poza tym wysyłanie kartek w naszej kulturze jest normalną, a wręcz oczekiwaną przez wielu czynnością.

...odbiorca też ma swoje prawa

Skoro życzenia świąteczne to tak naprawdę przesyłka reklamowa, to podlega ona takim samym restrykcjom jak typowe przesyłki reklamowe. Przede wszystkim, na co zwraca uwagę urząd, trzeba odpowiednio wypełnić obowiązek informacyjny. Nie znaczy to, że przedsiębiorcy muszą wprost informować, że takie życzenia świąteczne będą wysyłać. Wystarczy odpowiednia informacja, że odbiorca może się spodziewać przesyłek o charakterze reklamowym. Ponadto każda niezainteresowana reklamą czy świątecznymi życzeniami osoba musi mieć możliwość do złożenia sprzeciwu. Co może być nieco dziwne, informacja o tym powinna zdaniem urzędu znaleźć się na samej kartce świątecznej. Jeżeli zatem Twój klient czy kontrahent nie zgodził się na przesyłanie mu informacji o charakterze reklamowym, to nie możesz mu wysłać także kartki świątecznej.

Życzenia świąteczne to zgodnie z RODO działania marketingowe

Pamiętaj także, że w przypadku przesyłek reklamowych wysyłanych drogą elektroniczną nie tylko RODO ma znaczenie, lecz także zapisy Ustawy o Świadczeniu Usług Drogą Elektroniczną. Ustawa nakłada na przedsiębiorcę obowiązek uzyskania zgody na otrzymywanie informacji handlowej skierowanej do oznaczonego odbiorcy będącego osobą fizyczną za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej. Zatem to, że posiadasz w swojej książce adresowej czyjś adres e-mail, nie oznacza, że możesz tej osobie przesłać e-kartkę z życzeniami. 

Bezpieczne wyjście z sytuacji

Jeżeli szukasz bezpiecznej dla Ciebie metody wysyłania kartek świątecznych bez narażania się na ryzyko złamania prawa to mam jedno takie dla Ciebie. Zawsze możesz wysłać tradycyjną kartkę pocztową bez wskazania konkretnego odbiorcy jako osoby. Wykorzystaj do tego publicznie dostępny adres firmy, adresując do „działu handlowego” lub „zarządu spółki”. W przypadku e-kartek wystarczy, że skorzystasz ze znanych Tobie bezimiennych adresów mailowych takich jak „[email protected]” czy „[email protected]”. 

Jak wiadomo gdzie dwóch prawników tam trzy opinie 🙂 W sieci znajdziesz wiele wypowiedzi adwokatów i radców prawnych stojących do siebie w sprzeczności. Jedni będą mówić, że nie ma się czego obawiać, inni zaś, że kategorycznie nie wolno. Ja w pierwszej kolejności słucham opinii organów nadzorczych, takich jak polskie UODO, czy opinia organu ochrony danych landu Nadrenii-Palatynatu w Niemczech. Te instytucje są powołane zarówno do kontroli poprawności przetwarzania danych osobowych, jak i wydawania wiążących opinii. Na koniec pamiętaj, że to ty jako przedsiębiorca podejmujesz ostateczną decyzję.

Wyślij mi e-book i informuj mnie o nowościach

Podając nam swój adres email wyrażasz zgodę na otrzymywanie od nas wiadomości o nowościach w serwisie RODOwskaz.pl, usługach czy podsumowaniem ważnych zmian i interpretacji prawa związanych z przetwarzaniem danych osobowych w Twojej firmie. W każdej chwili możesz zrezygnować z otrzymywania informacji wypisując się z listy. Odpowiedni odnośnik znajdziesz w każdym mailu. Więcej informacji o przetwarzaniu danych osobowych znajdziesz w naszej polityce prywatności.

Pobierz poradnik, dzięki któremu zaczniesz dostosowywać swoją firmę do wymogów RODO