Double Opt-In przy zbieraniu zgody

Jednym z obowiązków, jakie RODO oraz Ustawa o Świadczeniu Usług Drogą Elektroniczną nakładają na przedsiębiorcę, jest zebranie zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych. Wymogi stawiane przed przedsiębiorcą wynikające z tych dwóch różnych aktów prawnych mają jedną wspólną cechę – to do przedsiębiorcy należy wykazanie, że zgoda została wyrażona. Mechanizm Double Opt-in jest jedną z technik, które mają za zadanie zebrać jednoznaczną i weryfikowalną zgodę.

Po co te zgody?

Marketing może być prowadzony na bardzo wiele sposobów. W internecie spotkamy się z reklamami graficznymi, zarówno sprofilowanymi, jak i wyświetlanymi w sposób losowy. Mniej popularne są formy afiliacyjne czy marketing szeptany. Jedną z najstarszych i nadal najpopularniejszych metod dotarcia do klienta jest jednak marketing za pomocą e-maili. Może on przyjąć wiele form. Najczęściej jest to newsletter z treściami przynoszącymi odbiorcy konkretną wartość. Spotkać się możemy też z bezpośrednim przeniesieniem idei gazetki reklamowej do postaci elektronicznej. Z kuponami zniżkowymi włącznie. 

RODO, tam gdzie nie wynika to z innych przepisów, nakłada obowiązek zebrania zgody na przetwarzanie danych osobowych do wszelkich czynności. Nie inaczej jest, gdy chcemy te dane przetwarzać w celach marketingu produktów własnych czy remarketingu oferty firm trzecich. Jednak w przypadku tego typu działań w formie elektronicznej musimy się liczyć także z zapisami Ustawy o Świadczeniu Usług Drogą Elektroniczną. Szczególnie ważne są zapisy zawarte w artykule 10 ustawy.

1. Zakazane jest przesyłanie niezamówionej informacji handlowej skierowanej do oznaczonego odbiorcy będącego osobą fizyczną za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej.

2. Informację handlową uważa się za zamówioną, jeżeli odbiorca wyraził zgodę na otrzymywanie takiej informacji, w szczególności udostępnił w tym celu identyfikujący go adres elektroniczny

Zatem jasno wynika, że zgoda na marketing w formie newslettera jest wymagana. Co więcej, zarówno RODO, jak i Prawo Telekomunikacyjne wprost mówią, że zgoda ta „nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści”. Zatem administrator musi mieć możliwość wykazania w przypadku kontroli, że dana osoba zgodę wyraziła. Double Opt-In jest metodą na wykazanie dopełnienia wszystkich obowiązków przez przedsiębiorcę.

Single Opt-In

Typowy mechanizm pozwalający zapisać się do newslettera ma postać formularza. Zainteresowana osoba wypełnia go wpisując w odpowiednim polu swój adres e-mail i klika przycisk rejestracji. Następnie na jego skrzynkę mailową przychodzi potwierdzenie w formie wiadomości powitalnej. Taki proces nazywamy Single Opt-In, gdyż zgoda na dopisanie się wyrażana jest jednokrotnie poprzez wypełnienie formularza. Nawet jeżeli do formularza dodamy dodatkowy checkbox z przygotowaną formułą typu „wyrażam zgodę na przesyłanie informacji handlowych”. Przy dobrze spełnionym obowiązku informacyjnym jest on w wielu przypadkach zbędny.

Single Opt-In jest bardzo prostą i wydajną metodą lecz nie w każdej sytuacji

  • Prostszy proces zapisu przekłada się na szybszą budowę bazy odbiorców newslettera
  • Szybciej przyrastająca liczba subskrybentów
  • Mniejszy poziom zaangażowania uczestników listy mailowej, większa liczba „martwych dusz”.
  • Wyższy wskaźnik osób wypisujących się z newslettera i odbitych maili (bounce rate), który negatywnie może wpływać na Twoją reputację i efektywność dostarczania maili.
  • Potencjalnie lista może łatwo zostać zaśmiecona nieistniejącymi adresami przez Twoją konkurencję.
  • Wymaga innych dodatkowych metod potwierdzających, że zgoda została wydana świadomie.

Model Single Opt-In możemy z powodzeniem stosować w formularzach dedykowanych jedynie do zapisu do listy mailingowej. Osoba zapisująca się na listę musi wykonać świadomą i jednoznaczną czynność polegającą na wpisaniu swojego adresu e-mail i jednoznacznego potwierdzenia odpowiednim przyciskiem. Formularz powinien zawierać w sobie dobrze wypełniony obowiązek informacyjny, w tym jednoznaczną informację, że podanie danych jest dobrowolne i będzie skutkowało wyrażeniem zgody na otrzymywanie informacji o charakterze marketingowym. Zatem sam formularz jest kluczem do poprawnego zebrania zgody i wypełniania obowiązku informacyjnego.

Double Opt-In

W modelu Double Opt-In stosuje się dwa kroki celem weryfikacji udzielonej zgody. Wypełnienie przez zainteresowanego odbiorcę formularza na stronie nie kończy procesu dodawanie nowej osoby do listy. Powoduje natomiast wysłanie na podany adres e-mail wiadomości zawierającej specjalnie przygotowany link potwierdzający chęć rejestracji. W tym etapie system obsługujący wysyłkę newslettera ma już informacje podane w formularzu, lecz nie wysyła jeszcze wiadomości marketingowych. Osoba, która dołącza do newslettera musi potwierdzić swoją chęć klikając na wygenerowany dla niej specjalny link, który wysyłany jest do niej w wiadomości zwrotnej. Jeżeli nie odbierze ona maila lub nie potwierdzi chęci zapisania się do newslettera, to po określonym czasie wygenerowany odnośnik wygaśnie. Pozyskany zaś adres zostanie usunięty z systemu mailowego. Dokończenie rejestracji możliwe jest tylko poprzez świadome otwarcie maila i kliknięcie na załączony odnośnik. Dopiero po wykonaniu tych czynności system mailingowy zarejestruje wyrażoną zgodę i przeniesie osobę do wskazanej grupy odbiorców.

  • Lepsza weryfikacja fałszywych adresów e-mail oraz osób niezainteresowanych wysyłanymi do nich wiadomościami
  • Lepszy (niższy) wskaźnik niedoręczonych wiadomości (bounce rate)
  • Subskrybenci rzeczywiście zainteresowani wysyłanymi do nich wiadomościami
  • Wolniej przebiegający proces budowy listy mailowej.
  • Młodsi odbiorcy, szczególnie nastolatkowie, są mniej przyzywczajeni do sprawdzania skrzynki pocztowej, co powoduje, że mogą nie potwierdzić na czas subskrypcji.
  • Wyższy koszt pozyskania subskrybenta, jeżeli korzysta się z usług operatora, u którego koszt zależy także od ilości wysyłanych maili.

Proces Double Opt-In jest przydatny w sytuacji, gdy dajemy osobom możliwość dopisania się do odbiorców newslettera przy okazji innej czynności. Jest to bardzo wygodne rozwiązanie dla prowadzących sklepy internetowe. Zazwyczaj oferują oni możliwość wyrażenia zgody na otrzymywanie wiadomości marketingowych w finalnym kroku dokonywania zakupów. Metoda Double Opt-In pozwoli im zebrać jednoznaczną i wiarygodnie udokumentowaną zgodę. Pozwoli to uniknąć podejrzeń o bezprawne dopisywanie do listy lub domyślne zaznaczenie w formularzu zamówienia zgody na marketing. Skorzystają na niej też osoby, którym zależy na dodatkowej weryfikacji adresów e-mail i automatycznym odrzucaniu nieprawidłowych adresów.

Sprawdź inne moje artykuły poruszające tematykę związaną z prowadzeniem newslettera

Minimalizacja, czyli jak nie zapłacić kary za zbieranie danych osobowych

Artykuł 5 RODO wprowadza kilka zasad dotyczących przetwarzania danych osobowych. Jedną z nich jest zasada minimalizacji danych. Prawdopodobnie jest to jedna z zasad, co do których możliwe są najszersze interpretacje, a która też potencjalnie może na przedsiębiorców

Czytaj więcej »

Wyślij mi e-book i informuj mnie o nowościach

Podając nam swój adres email wyrażasz zgodę na otrzymywanie od nas wiadomości o nowościach w serwisie RODOwskaz.pl, usługach czy podsumowaniem ważnych zmian i interpretacji prawa związanych z przetwarzaniem danych osobowych w Twojej firmie. W każdej chwili możesz zrezygnować z otrzymywania informacji wypisując się z listy. Odpowiedni odnośnik znajdziesz w każdym mailu. Więcej informacji o przetwarzaniu danych osobowych znajdziesz w naszej polityce prywatności.

Pobierz poradnik, dzięki któremu zaczniesz dostosowywać swoją firmę do wymogów RODO